交際クラブの個人情報管理 VIARAが実施した6つの見直し

交際クラブを検討する際、個人情報を「誰が、どこまで見られる状態なのか」は、男女どちらにとっても重要な確認事項です。

VIARAでは、身分証の提出先、保管場所へアクセスできる人、スタッフに付与する権限を見直しました。

この記事では、現在実施している6つの見直しを、情報の提出からスタッフ管理まで順にお伝えします。

身分証は、男性・女性それぞれの専用フォームから提出いただく運用へ変更しました。新しい身分証をLINEで受け取る運用は停止しています。

住所など、本人確認に必要のない箇所は伏せた状態で提出いただけます。この管理は、男性・女性の身分証に同様に適用しています。

専用フォームから新しく提出されたファイルは、VIARA専用アカウントが所有する保管場所へ保存されます。

この場所へアクセスできるのは代表者1名です。通常スタッフや担当コンシェルジュはアクセスできません。

日常の会員対応と、身分証の保管を切り分けています。

面談を行った方との本人照合が必要な場合に限り、代表者から面談担当者へ顔の確認を依頼することがあります。

その場合も、身分証の保管場所を面談担当者へ共有することはありません。必要な場面で、確認内容を顔に限定して対応します。

業務に関わるスタッフについても、本人の身分証を確認し、その控えを保管しています。

また、改定した秘密保持契約書をスタッフ全員と再締結しました。会員情報を扱う立場と責任を明確にしたうえで、業務を依頼しています。

会員サイトの最上位の管理権限は代表者が保有し、スタッフには担当業務に必要な編集権限だけを付与しています。

LINE公式アカウントについても、通常スタッフの権限を日常業務に必要な範囲へ変更しました。

会員専用ページへのログインには、LINE社の認証の仕組みを利用しています。

過去にLINEで受信した身分証画像には、現在の管理画面から運営側で個別に削除できないものがあります。また、業務上LINEへログインするスタッフは、過去の受信履歴を閲覧できます。

この状態を踏まえ、新しい身分証をLINEで受け取る運用は停止しました。現在は男女とも専用フォームから受け取り、新規提出ファイルの保管場所へアクセスできるのは代表者1名のみです。

あわせて、業務に関わるスタッフ全員の身分証を確認し、その控えを保管。改定した秘密保持契約書も全員と再締結しました。提出経路と、情報を扱うスタッフ側の管理の両面から、個人情報管理を強化しています。

VIARAでは、専用フォームへの変更、保管場所の限定、代表者1名へのアクセス制限、スタッフ本人の身分証確認と改定した秘密保持契約書の再締結、会員サイトとLINEの権限見直しを実施しました。

過去にLINEで受信した画像には、運営側で個別に削除できないものがあります。そのため、新しい身分証を同じ場所に残さない運用へ切り替え、情報を扱うスタッフ自身の本人確認と契約上の責任も明確にしました。

今後の変更についても、実施を確認した内容だけをお知らせします。

現在実施している措置の一覧は 情報管理について にまとめています。身分証の保管、スタッフとの誓約書、会員専用ページの認証について、入会前にご確認いただけます。

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Editor in Chief / 高山